標準采購作業(yè)程序
采購作業(yè)內(nèi)容是從收到“請購案件”開始進行分發(fā)采購案件,由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容,查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后,開始辦理詢價,于報價后,整理報價資料,擬訂議價方式及各種有利條件,進行議價,辦妥后,依核決權(quán)限,呈核訂購。詳細作業(yè)程序及要點如:
□ 采購作業(yè)程序及要點
表12.2.1
程 序 | 要 點 |
接 件 分 發(fā)
| 1.請購單各欄填寫是否清楚 2.按分配原則分派請購案件 3.急件優(yōu)先分派辦理 4.無法于需用日期辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單”通知請購部門 5.撤銷請購單應先送辦理 |
詢 價
| 1.交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門 2.充分了解請購材料的品名、規(guī)格 3.急件或需用日期接近者應優(yōu)先辦理 4.向廠商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交 貨期、地點、付款辦法 5.同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應宜均詢價 6.有否其他較有利的代用品或?qū)蛊?/span> 7.應提供同規(guī)格,不同廠牌做比較 8.有否必要辦理售后服務及保固年限 9.新廠商產(chǎn)品,是否需經(jīng)檢驗試用 |
比 價、議 價
| 1.廠商的供應能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認 2.是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進口商 3.其他經(jīng)銷商價格是否較低 4.經(jīng)成本分析后,設(shè)定議價目標 5.是否必要向廠商索取型號比較 6.價格上漲下跌有何因素 7.是否必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購 8.規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標 |
呈 核
| 1.請購單上應詳細注明與廠商議定的買價條件 2.買賣慣例需超交者應注明 3。現(xiàn)場選用較貴材料時,聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因 4.按核決權(quán)限呈核 |
訂 購
| 1.需預付定金,內(nèi)外銷價需辦退稅、或規(guī)定多少金額以上或 有附帶條件等應制定買賣合同 2.再向廠商確認價格交貨期質(zhì)量條件 3.分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單 4.訂購單(采用聯(lián)絡(luò)函式傳真機)寄交廠商,無法按需用日期 交貨的案件聯(lián)絡(luò)請購部門 |
催 交
| 1.約交日期前應再確認交貨期 2.無法于約交日期前交貨時聯(lián)絡(luò)請購部門并列入交貨期異 常控制表內(nèi)催辦 3.已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交 |
整 理 付 款
| 1.發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符 2.發(fā)票金額與請購單價格是否相符 3.有否預付款或暫借款,應處理 4.是否需要扣款 5.需要辦退稅的請購單轉(zhuǎn)告退稅部門 6.以內(nèi)銷價采購供外銷用材料,應允收齊退稅同意書始得辦理付款 |
程 序 | 要 點 |
收件、分發(fā)、核對
| 1.收件 2.按分配原則指派經(jīng)辦人 3.核對品名 4.核對規(guī)格 5.核對數(shù)量 6.核對需要日期 |
詢 價
| 1.選擇詢價對象及地區(qū) 2.詢價 3.整理報價資料 4.確認請講內(nèi)容 5.尋找對抗品 6.選擇開發(fā)對象 7.詢價索樣 8.整理對抗品資料及樣品送樣 9.整理檢驗結(jié)果 |
議價、比價、呈核
| 1.調(diào)查市場行情 2.核對資金預算 3.選擇議價對象 4.研擬底價 5.研議采購條件 6.議價(或公開比價) 7.填寫上次報價記錄 8.估算海(空)運費 9.估算保險費 10.核對付款條件 11.比較交貨期限 12.檢查卸貨條件 13.估算關(guān)稅 14.按核決權(quán)限呈核 |
程 序 | 要 點 |
進口、簽證、結(jié)匯
| 1.繕打輸入許可證申請書 2.繕寫用途說明書 3.備妥簽證必要文件 4.提案申請簽證 5.簽證專案申請作業(yè) 繕造申請書及附件(度量衡器、無線電器材) 整理必要文件 提案申請 6.申請結(jié)匯 7.整理結(jié)匯文件 8.核對簽證結(jié)匯文件 9.修改輸入許可證或信用狀作業(yè) |
投 保 、 船 務
| 1.洽訂保率 2.投保繳交保險費 3.洽訂特約船公司及運費 4.指定船舶公司 5.交涉貨柜使用期限 6.核算運費 7.繳交運費 8.處理大宗材料船務 |
裝 運
| 1.督促預定裝船期 2.申請“工業(yè)用”證明 3.申請分期繳稅 4。申請預保風險及動產(chǎn)抵押 5.督促裝運文件 6.確認船期 7.整理裝運文件 8.申請管理品放行證 9.聯(lián)絡(luò)及安排卸貨 10.確認船代理 11.確認公證處(所) 12.聯(lián)絡(luò)交貨期異常修改I/L,L/C |
程 序 | 要 占 |
報 關(guān) 、 提 貨
| 1.銀行背書 2.辦理擔保提貨 3.整理文件報關(guān) 4.繳稅提貨 5.收料 |
索 賠
| 1.核對材料檢驗報告 2.填寫索賠記錄單 3。向保險公司、船公司索賠 4.向供料廠商索賠 5.辦理退貨掉換作業(yè) |
跟 催
| 1.督促收料單 2.控制長期合同的交貨 3.控制外購資金 4.整理采購案件 5.計算卸貨延滯費及獎金 6.辦理退匯 |